新规解读 | 免除使领馆认证后日本文书的认证程序

栗本晟 华诚律师事务所

前言：

2023年11月7日，《取消外国公文书认证要求的公约》正式在中国生效实施，针对涉外诉讼中日本国内签署的委托书和形成的证据的认证程序，将由 “日本公证+中国使领馆领事认证”切换为“日本公证+日本外务省附加证明书（Apostille）”模式。

本文在此对日本外务省的附加证明书相关手续做简要介绍，以方便各位客户和法律界同仁作实务参考（写于2023年11月16日）。

一、日本外务省的附加证明书证明对象

原则上，附加证明书的证明对象为日本的公文书，证明内容为相关印鉴是否真实。

其中，公文书包括：①国家机关、地方自治体（地方政府）的文书（诉讼中较为常见的为登记簿誊本（企业档案）、户籍誊本和住民票（户籍档案）等）、②日本公证人（公证员）出具的公证人认证书、③日本公立学校的文书（已转为法人的大学等不在此列）、④日本公立医院、红十字医院的文书。

需申请附加证明书的公文书还需满足以下条件：

（1）文书应当载明作出日期、加盖发行机关的公章（仅有个人章或个人签名的无法作为公文书处理），作出日期距离申请日不超过3个月；

（2）文书不得有拆装订书钉、涂改污损等情形；

上述以外的文书或不满足上述条件的文书都作为私文书处理（诉讼用的授权委托书或某份特定证据均属此类），需先经日本公证人公证，形成公证书后方可办理附加证明书。

二、附加证明书的申请流程

以涉外诉讼中常见的从日本企业取得诉讼授权委托书这一场景为例，简要介绍附加证明书的参考申请流程[1]如下：

（1）由当事人对授权委托书进行盖章；

（2）由当事人向属地法务局调取公司登记簿誊本（现在事项全部证明书、履历事项全部证明书等）；

（3）由当事人的代理人（公司员工等）携带文件前往当地的公证役场（公证处），向公证人陈述相关文件的情况，由公证人核实后出具公证书，并由属地法务局长进行印鉴证明[2]，视公证役场和手续的不同大约需要数个工作日到几周内办结；

（4）当事人取得公证书后，向日本外务省申请取得附加证明书。外务省在东京及大阪有办理窗口，但原则上建议以邮寄方式办理（邮寄地址可参考下方链接网址）。邮寄时除需要认证的公文书原件外，还需提供申请书（外务省制式）、供外务省寄回的快递纸袋或信封（加贴邮票）、申请附加证明书的代理人委托书等。

（5）外务省收到材料后，约4个工作日内办结并将加贴附加证明书的公文书寄回。

三、中国涉日诉讼实务相关的注意点

(1)针对发行后超过3个月且无法再次取得的公文书，如需办理附加证明书，可考虑作为私文书经日本公证处公证后再办理相关手续，具体可咨询属地的日本公证员。

(2)  针对一份公文书仅可出具一份附加证明书原件（粘贴在该原件上），如需多份原件的，也需对应准备相应份数的公文书。对于内容相同，最终也都在中国境内使用的多份公文书，则可仅提交一份申请书，载明申请数量（原则上最多3份同内容文件，如需4份以上则需要向外务省说明原因，视情况提交相关证明）。

当然，涉日诉讼实务中考虑到在日本的公证费成本，实务角度也可考虑在日本仅取得一份附加证明书的原件，后在中国国内的公证处进行复印并根据需要针对原复印件一致取得多份国内公证书，也具有同等法律效力。

(3)  附加证明书以英语写就，在中国国内进行诉讼时仍需和以前领事认证时一样委托国内的翻译机构进行翻译。

（来源参考：日本外务省网站页面https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html）

[1] 仅为参考流程，视案件情况可能需要采取其他公证认证方式达到特定法律目的。

[2] 北海道、宫城县、东京都、神奈川县、静冈县、爱知县、大阪府以及福冈县的公证处可提供一站式服务，直接由公证处代为提出附加证明书申请，无需当事人额外办理外务省手续。